Menu
Free Pack
Buy Now

Focus op je mensen, niet op verzuim

door Great Place to Work, op 6-7-21 13:41

Duurzame inzetbaarheid is een actueel thema binnen de Nationale Politie. Hoe kunnen collega’s gezond hun werk blijven doen? Hoe houd je oog voor de verschillende behoeftes van mensen in andere levensfases? En hoe kun je het ziekteverzuim terugdringen? We gaan in gesprek met Mirjam, teamchef van RSC Rotterdam. Toen zij samen met mede teamchef Jan van ’t Zelfde in 2016 begon, was het verzuim hoog (14.2%). Door focus te hebben op medewerkersparticipatie, hun DROS-mantra ‘ja, tenzij...” en door mee te doen aan het Great Place to Work programma is hun verzuim drastisch gedaald. Hoe zij dat hebben aangepakt? Lees het in dit artikel!

Foto-Mirjam-en-Jan-politie

Als mensen goed in hun vel zitten, presteren ze beter en zijn ze minder vaak ziek. Daarom is voor ons medewerkersparticipatie belangrijk in alles wat we doen. Jan en ik werken nu zes jaar op het RSC Rotterdam en toen wij begonnen was er een heel hoog ziekteverzuim, veel ontevredenheid en te weinig personeel.

In 2016 was het ziekteverzuim van de RSC’s landelijk 14,2% op 950 medewerkers. Dit betekent dat 135 mensen thuis zaten. Je hoorde toen nog, wat nu gelukkig ondenkbaar is, dat mensen zeiden dat zij na een jaar thuiszitten nog steeds niets hadden gehoord van hun teamchefs. Dit percentage is de laatste jaren gedaald naar 12,9%, 10,2 % en is het zo sterk aan het dalen dat al vier RSC’s nu een ziekteverzuim percentage van 5,9% of minder hebben. Je ziet, daar waar RSC’s meedoen aan het Great Place to Work programma, het ziekteverzuim daalt.

Bij ons RSC Rotterdam hebben we ooit een ziekteverzuim van 2% aangetikt. We zitten nu ongeveer op 4,4%. Dit fluctueert, maar we proberen onder die 5,9 % te blijven.

OVER GREAT PLACE TO WORK 

Jaren geleden, toen er sprake was van een zeer hoog ziekteverzuim en hoge mate van ontevredenheid, zijn wij gestart met het Great Place to Work programma. Veel andere teams vonden dat toen nog eng of staken hun kop in het zand. Jan en ik hadden zoiets van: slechter dan dit kan niet worden. Dus wat er ook uitkomt, het gaat ons alleen maar helpen en dan doet het maar even pijn.

Uitslag meting

 Jan belde mij toen de uitslag van de eerste meting binnenkwam en zei: zit je? Ik schrok me rot. Maar toen wij in gesprek gingen met collega’s bleek het te gaan over kleine dingen als: “Ik heb al tien keer aangegeven dat dit niet werkt en het is nog steeds niet opgelost”. Belangrijk is dat wij ook de volledige support hebben gehad van ons sectorhoofd en de eenheidsleiding. Wij zijn ook transparant naar hen toe. Toen er nog veel gedoe op de afdeling was, kwam Frank Pauw langs en hij ging in gesprek met de collega’s. Een groot deel van de medewerkers dacht dat Jan en Mirjam vast alleen maar mooie verhalen hadden verteld, maar niet het echte verhaal. Maar Frank Pauw wist alles. Dit is de ommekeer geweest. Wij lieten zien aan de collega’s: we doen wat we zeggen en we komen na wat we toezeggen.

Betrekken van medewerkers

Bij elke beslissing die wij als MT nemen vragen we onszelf af: Hebben we de medewerkers voldoende betrokken? En wat vinden zij ervan? We zien het positieve effect hiervan terugkomen in de memo. De memo gaat over werkdruk, beleving, zelfstandigheid en inspraak. Op heel veel onderwerpen zijn we gestegen. Eén van de belangrijkste punten scoort skyhigh als je die vergelijkt met andere teams in Nederland. Onze hoogste score is op het thema 'relatie met leiding': een 8,2. En de relatie met collega's onder elkaar scoort een 7,9. Hier zijn we hartstikke trots op. We hebben dit met elkaar kunnen bereiken door mee te doen aan Great Place to Work en de focus op vertrouwen, trots en plezier te houden.

OVER DUURZAME INZETBAARHEID & VERZUIM

Duurzame inzetbaarheid is voor mij de brede basis. Het is de balans tussen werk en privé, tussen in- en ontspanning. En het gaat over jezelf kunnen zijn, voldoende uitdaging ervaren in je werk en of je op de goede plek zit. Door met elkaar aan deze knoppen te draaien, komt het verlagen van het ziekteverzuim vanzelf.

Inzicht in het type verzuim

We hebben de Memo, de Great Place to Work meting en een arbeidsdeskundige heeft een verzuimvenster gemaakt. Hiermee krijg je het hele RSC of je hele afdeling in kaart. Aspecten als leeftijd, woon-werkverkeer, gezinssamenstelling, parttime/fulltime en schaal zijn hier onderdeel van. Uit deze analyse bleek dat wij heel hoog zaten in frequent verzuim. Hierna heeft een externe arbeidsdeskundige met ons meegekeken. Hoe verlopen jullie frequent verzuim gesprekken en wat staat er op papier? Wat maakt dat de ene persoon frequent verzuimt en waarom neemt een ander een aspirine? Deze aanpak heeft ons bewuster gemaakt want op frequent verzuim hadden wij niet onze focus. Terwijl 50% van de frequente verzuimers vervalt in langdurig verzuim.

In één van de opvolgingssessies van Great Place to Work was de hoofdvraag: heb je je wel eens ziek gemeld terwijl je niet ziek bent? We hebben toen het gesprek opengebroken en dan zie je eerst één vinger omhoog gaan en dan komen de verhalen los. Vanuit het MT hebben wij hierna gecommuniceerd: als je thuis problemen hebt, zeg het ons eerlijk zodat we samen kunnen zoeken naar een oplossing. 

Gesprekken over mindset

Het is van twee kanten meebewegen zonder dat wij alles goed vinden. We voeren gesprekken over waarom iemand zich ziek meldt. Het kan een denkwijze zijn. Iemand voelt zich moe en meldt zich drie dagen ziek. Dat is geen ziek zijn, dat is mindset. Door het gesprek aan te gaan 'breek je de boel open', want dan blijkt dat iemand eerder bijvoorbeeld lang ziek is geweest en nooit bloemen of een belletje heeft gehad. Naar aanleiding van deze gesprekken en een goed werkgeverschap workshop van Great Place to Work, hebben we een ziekteverzuim workshop met de medewerkers gedaan. Hierin gaat het ook over die mindset. Je meldt je niet ziek, je krijgt ziekteverlof verleend. Dat zijn termen die je normaal niet gebruikt, maar waar je wel een andere mindset mee creëert. We vragen altijd aan mensen: wat heb jij nou nodig, wat ga jijzelf doen en wat kunnen wij daarin betekenen?

Zo blijven wij het verzuim continu in kaart brengen. Want wat maakt het dat jij er wel bent, de ander zich ziek meldt en wat maakt dat een ander verlof opneemt? Hiervoor hebben wij ook nauw contact met de bedrijfsarts. Wij zijn het niet altijd eens met een bedrijfsarts en zoeken elkaar dan ook op, maar altijd vertrouwende op zijn of haar advies. Je hebt mensen waarbij je denkt: dit gaat het hier niet worden en als iemand hier nog langer blijft, gaat hij of zij terugvallen terwijl die misschien op een andere afdeling tien keer beter op zijn of haar plek zit.

Voor ons geldt altijd denk buiten de kaders en vanuit de gedachte “ja, tenzij'. Maak de oorzaken van verzuim bespreekbaar en houd nauw contact met mensen. Voorheen was het zo dat iemand die ziek was, pas na een week werd gebeld. Die tijd hebben we achter ons gelaten. De vraag is nu: wat kun je nog wel? Wij sturen niet op controle, we handelen op basis van vertrouwen. We gaan nu wel snel met iemand in gesprek, want hoe langer iemand thuis zit, hoe groter de kloof wordt en dan wordt het steeds moeilijker om terug te komen. We vragen iemand om even een praatje maken op het werk, al is het in de kantine, dan kun je elkaar in de ogen kijken en dan blijkt vaak dat er een heel verhaal achter zit waarom iemand niet meer op zijn plek zit. Ik hoop een cultuur te creëren waarin mensen dit durven te melden. Dan kunnen we samen op zoek naar een passende oplossing. Iemand die op een zesje functioneert, willen we graag naar een acht of negen brengen. En iemand die een vier is (maar wel wil!), willen we niet ontslaan maar zorgen dat het een zesje wordt of willen we een plek bieden waar diegene goed tot zijn of haar recht komt. Het is dus investeren in je mensen en de mens achter de medewerker kennen. 

OVER GOED WERKGEVERSCHAP IN CORONATIJD

Deze aanpak heeft ons ook in coronatijd geholpen. Zo krijgen mensen die thuis zitten met hun voet omhoog vanwege een operatie een laptop. Dit is veel makkelijker dan een taxi regelen en er zijn genoeg taken die je met de voet omhoog gewoon kunt doen. Bellen kan altijd! Voor medewerkers van wie de kinderen tijdelijk niet naar school konden, hebben we de afspraak gemaakt dat ze later mochten beginnen of konden schuiven in hun werkuren. Dit was een paar jaar geleden echt not done. We gaan straks niet over naar 100 procent thuiswerken, maar naar een mooie balans. Inmiddels hebben alle 150 medewerkers van het RSC een eigen laptop en werken er ruim 80 thuis.

Mensen hebben zulke leuke ideeën, ook tijdens het thuiswerken. Een mooi voorbeeld uit coronatijd is een idee van twee medewerkers om een boekwerk te maken over hoe collega’s de crisistijd en het thuiswerken ervaren. Jan en ik hebben dat volledig vrijgelaten. Bijna alle 150 medewerkers hebben hun bijdrage geleverd. Iedereen is lyrisch over de persoonlijke verhalen van collega’s. Laat bij zo’n initiatief iedereen in hun waarde. Dit plan is bedacht door twee collega's en zij zijn dus degenen die het uitreiken. Op deze manier houd je verbinding met elkaar en blijven wij medewerkers faciliteren in de uitvoering van hun ideeën, binnen de mogelijkheden die we hebben.

Welke tips heb je voor andere teams?

1. Vraag feedback van medewerkers

Begin met een Great Place to Work meting, of je nou een ziekteverzuim hebt van 2% of 20%. Je krijgt een “foto” van je afdeling en je kunt er alleen maar beter van worden.

2. Luister (echt)

Luister echt naar wat je medewerkers te zeggen hebben. Jan en ik hebben heel lang meet & greets gedaan. Juist om het verhaal achter de mens te horen. Deze gesprekken maken dit werk zo boeiend en het geeft ook het gevoel dat mensen jou van alles kunnen vragen. Dat hoeft niet alleen op werkgebied zijn, dat mag ook privé en iedereen is vrij om te vertellen tot het niveau dat hij of zij zelf wil.

3. Doe zaken eens anders

Wij zeggen altijd: wij hebben geen geheimen. Wij betrekken de OR bij zowel de Memo als bij de Great Place to Work meting. Ook doen we soms gekke dingen, bijvoorbeeld als ze zeggen de Memo moet 14 A4’tjes zijn, dan doen wij het op 1 A3. We proberen het gewoon uit.

En blijf vooruit kijken, wat kan beter of slimmer? Voer een leuk gesprek met iemand of bezoek eens een ander bedrijf. Wat ik mooi vind aan het RSC is dat wij allemaal verschillende mensen in dienst hebben: vanuit verzekeringsmaatschappijen, callcenters en ook stewardessen. Dit zorgt voor een mooie balans tussen de medewerkers die al lang in dienst zijn en de nieuwelingen. Werkdruk is daarmee ook iets wat je voelt naar aanleiding van je eigen ervaringen en standaarden.  

4. Investeer tijd in het werk van je collega’s

Investeer tijd in het werk wat de mensen doen. Zo hebben Jan en ik de belopleiding gedaan. We bakten er helemaal niks van, maar we vinden belangrijk om te weten wat er speelt en waar mensen mee te maken krijgen.

5. Houd oog voor simpele dingen

Wat ik heb onthouden van de Goed Werkgeverschap workshop is dat het draait om hele simpele dingen, zoals een bos bloemen op de eerste dag. Bij elke nieuwe groep die de opleiding start openen Jan en ik de klas. Om het belang van deze sessies te benadrukken en draagvlak te creëren zorgen we dat het bij iedereen in de agenda staat.

Het draait om focus. Niet zozeer focus op verzuim, maar focus op je mensen.

Wil je meer weten over het gedachtegoed en het Great Place to Work traject? Lees de whitepaper Goed Werkgeverschap.

Deel jouw reactie